コロナの影響もあってお客様と対面で打ち合わせがしづらくなっている昨今、Zoomなどのウェブ会議システムを使っている人も多いと思います。
しかし、Zoomなどは個人のお客様やITに不慣れな年配の社長さんと打ち合わせするにはどうしてもID登録やアプリのインストールで不便をおかけしてしまい、なかなか使えないという声も多くお聞きします。
今回新たに日本でも導入されたFacebookの「Messenger Rooms」を使えばこの課題が解決できるのではないかと思います。
「Messenger Rooms」の使い方
PCのブラウザははまだChromeにしか対応していないようです。
Messengerを立ち上げて、左上の①のボタンを押します。
そうすると「Messenger Rooms」が立ちあがりますので、②のボタンを押します。
いきなりビデオに自分の姿が出てびっくりしますが、まだ相手には何も見えていないので安心してください。
次に相手に見てもらうやり方ですが、③のボタンを押すと上記のような画面になるので、④の「ルームをロック」にチェックを入れて、⑤の招待用のURLを相手に送ってください。
送り方はメールやLINEなどなんでもOKです。
これで招待は終了です。
相手側の応対方法
次に相手側の応対方法です。
私の場合はスマホでやってみました。
送ってもらったURLをクリックするとこのような画面になるので、「リンクをコピー」をクリックします。
そうすると、リンクがコピーされた状態になります。
コピーしたURLをサファリ（ブラウザ）の⑥の位置にペースト（貼り付け）します。
そうすると上記のような画面になるので、⑦に任意のお名前を入れてください。
その後一番下の「ゲストとして参加」を押します。
そうすると、ビデオ通話が開始されます。
私の場合、PCとスマホで一人２役でやっているので、こんな感じになりました。
お恥ずかしい・・・
これでビデオ通話としては完了です。
画面共有のやり方
お仕事で使う場合、画面共有も使用されると思います。
再び、PCのホスト側（招待した側）の画面に戻りますが、下の方に⑧の「画面を共有」のボタンがありますので押してください。
そうするとこんな画面になりますので、共有したい画面を選択してください。
ブラウザの画面の場合選択肢に出てこないことがあるようなので、その場合は⑨の「Chromeタブ」から選ぶと良いと思います。
再び相手側のスマホ画面ですが、相手にはこのように見えています。
このように、ブラウザでホームページを見ながら話をするのはもちろん、PDF資料やパワーポイントなども画面共有して使うことができます。
以上です。
テレビ電話で画面共有はLINEでもZoomでもできるのですが、「相手にアプリのインストールが不要」というのがMessenger Roomsの最大のメリットではないかと思いますから、ぜひ使ってみてください。
【ご注意点】
これは私が使用してみての感想を元に記事をアップしています。
Messenger Roomsのセキュリティ上、その他の課題については検証はできませんので、自己の責任においてご活用ください。
今までゆっくりであった社会構造の変化が急加速します。
それに対応できない会社は生き残れません。
ダーウィンは言いました。
『最も強い者が生き残るのではなく、最も賢い者が生き延びるのでもない。唯一生き残ることが出来るのは、変化できる者である。』
これから真剣に取り組むべきはイノベーションです。
もう時代は戻りません。
ということで中小企業のイノベーションについてセミナーでお話ししています。
Zoomのセキュリティの脆弱性もあって、認証情報を盗まれるおそれが出ています。
◆独立行政法人 情報処理推進機構の記事はこちら
利用されている方は必ずアップデートをしましょう。
最新バージョンは「4.6.9 (19253.0401)」です。
※現在の最新バージョンでも脆弱性の影響を受ける可能性はあるそうですので、今後も必ず最新バージョンにアップデートするようにしましょう。
アップデートのやり方ですが、上の画面のようにZoomを起動させた際に更新のアナウンスが表示されていると思いますので、これをクリックして進めるだけです。
きちんと更新されているか確認したい方は、下の画面のように「ヘルプ」→「Zoomについて」と進んでいただくと今のバージョンが表示されますのでご確認ください。
今日現在の最新バージョンは「4.6.9 (19253.0401)」です。
※追伸
スマホをお使いの方は、Zoomのアプリをアップデートしていただくと良いと思います。
いろんな人からZoomってどうなん？と質問されることが増えてきましたが、テレビ電話のアプリはTPOにあわせて使い分けされると良いと思います。
▼LINEやMessengerでもOK
皆さんが普段使っているSNSにもテレビ電話機能があります。
普段使いはこれで充分と思いますし、機械操作に不慣れな方にZoomを改めてご紹介しても難しい場合もあるようです。
LINEですでにつながっている人同士なら、何か設定をすることなくすぐに始められますし。
これらは複数人でのテレビ電話も可能です。
例えば、建築現場などで現場スタッフから社長にホウレンソウなどするときにはこれで充分だと思います。
▼画面共有・ホワイトボードが使いたいならZoom
Zoomは通信が安定しているメリットもさることながら、大きな利点は画面共有ではないかと思います。
特にデスクワークをしている方にとって、テレワークや会議に参加される際に重宝します。
何でもかんでもZoomがいいわけでは無いので、使い分けましょう！
普段私たちが使っているツールをご紹介します。
どれも無料～数百円/月で使えるアプリばかりですので、コスト面でもおススメです。
▼チャットアプリ
メールよりも簡単に使えて、やり取りが時系列で残せるので連絡がスムーズに行えます。
LINEの多機能版みたいなものとお考えください。
PCもスマホも使えます。
時間によって通知を制限できる機能もあるので、仕事のLINEが夜に来て・・・という方におススメです。
①チャットワーク
https://go.chatwork.com/ja/
グループチャットが14個まで無料です。
引用やタスク管理もできるので便利。
読んだ後でも「未読」に出来るので、後で忘れていたということが少なくなります。
最も簡単なのでまず最初に導入するのはこれがお薦め。
②スラック
https://slack.com/intl/ja-jp/
さらに高機能なチャットアプリです。
スレッド機能が欲しい方はこれ。
たとえは複数人でグループLINEをしていて、投げかけた質問が他の質問や会話のために流れてしまった経験はないでしょうか。
そういった方には会話ごとに整理してやり取りできるスレッド機能が付いているスラックは便利です。
▼テレビ電話アプリ
③ZOOM
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
いま最も安定した通話ができるアプリと言われています。
ただし光回線など安定した回線でないと通話が途切れることがありますのでご注意ください。
スカイプのようにアカウントをわざわざ作成しなくても、だれでもPC・スマホやタブレットからクリック一つで参加できます。
1対1の通話なら無料。グループミーティングも40分までは無料アカウントで行えます。
▼動画
④動画キャプチャ
テレビ電話でリアルタイムに話をする必要がなく、メールやチャットなどのテキストで伝えるのは難しい場合、
意外と使えるのが動画キャプチャです。
簡単に言うと、自分のPC画面を録音・録画できます。
使い方はWindowsの場合ならキーボードの「マイクロソフトマーク」と「G」を同時に押すだけで起動します。
PC画面やパワポを表示させて、説明しながら録画して送れば、受信者は時間拘束なく後でゆっくりと確認できます。
ただし動画ファイルは重いのでYoutubeなどに非公開設定でアップして使うことをお薦めします。
▼原稿修正・指示ツール
⑤AUN（あうん）
https://aun.tools/
いままでチラシやHPの修正などを依頼するとき、
印刷して、手書きで修正内容を書いて、FAXやメールで送っていませんでしたか？
AUNを使えばその手間が相当改善されます。
無料版は保存期間1日だけでしたが、いまはテレワーク支援のために30日まで無料で保存できます。
有料版は1年間の保存ができます。
▼オンラインストレージ
⑥ドロップボックス
https://www.dropbox.com/
ファイルやフォルダを簡単に共有できます。
PC上のフォルダと同期できるので、普段通り自分のフォルダにファイルを分類したりする感覚で使えます。
詳しくは個人的にレクチャーもできますが、最近はこういったクラウドサービスの導入アドバイスを専門に行っている会社もありますので、ご相談してみてはいかがでしょうか。